Kali ini aku tidak membicarakan traveling tapi contoh manajemen waktu. Akan berkaitan dengan menciptakan produktivitas.
Sudah pernah dengan time blocking? Aku juga baru dengar dan mencoba menerapkannya di kegiatan sehari-hari. Cukup efektif dan cocok buat yang punya berbagai pekerjaan printilan.
Metode ini merupakan salah satu metode manajemen waktu dengan cara memblock pekerjaan agar lebih fokus dan terselesaikan dengan efektif. Menurut aku sih ini menarik banget.
Sebelum jauh, kita harus tahu dulu komponennya, seperti deep work dan shallow work. Nah, sudah pernah aku bahas juga di artikel Cara Mengatur Waktu Agar Produktif dengan Memaksimalkan Deep Work.
Apa Itu Time Blocking?
Time blocking adalah teknik manajemen waktu yang menjadwalkan segala pekerjaan. Bisa dengan mengkategorikan mulai dari pekerjaan berat, sedang, dan ringan. Lalu, memblock waktu mengerjakannya untuk masing-masing tugas tersebut.
Teknik ini dapat membantu kita mengurangi multitasking yang terlalu berlebihan sehingga pekerjaan dapat selesai lebih efektif. Kita bisa menggunakan metode ini dengan agenda kerja atau agenda harian untuk membuat to do list dalam satu hari.
Loh, lalu apa bedanya nih dengan to do list? Keduanya merupakan contoh manajemen waktu yang bisa kita combain. Nah, coba kita lihat perbandingannya ya.
Apa Bedanya Time Blocking dengan To Do List?
Aku juga sempat bingung dengan dua metode tersebut.
Baik yang mana? Time blocking vs to do list? Dua hal tersebut sebetulnya berbeda, tetapi keduanya bersangkutpautan.
To do list – daftar pekerjaan yang harus diselesaikan pada hari itu, mulai dari yang prioritas hingga yang tidak prioritas.
Time blocking – jadwal atau waktu yang harus kita atur untuk mengerjakan pekerjaan yang ada di dalam to do list. Kita bisa menentukan waktu kapan pekerjaan prioritas harus dikerjakan dan kapan selesainya untuk melanjutkan mengerjakan pekerjaan selanjutnya.
Dengan begitu, seluruh pekerjaan bisa terselesaikan tepat waktu dan pekerjaan ringan juga bisa kita kerjakan.
5 Langkah Memulai Time Blocking
Time Blocking Jadi Contoh Manajemen Waktu
Setelah mengetahui apa itu time blocking, lalu bagaimana memulai manajemen waktu yang baik? Ada langkah yang bisa kita lakukan untuk mencapai goals pekerjaan yang sudah kita tentukan.
1. Blocking Waktu Kerja
Membalock waktu kerja menjadi salah satu langkah awal untuk memulainya. Apabila pekerja tetap pasti sudah memiliki jam kerja, ada yang dari jam 08.00 – 17.00 atau 09.00-18.00.
Eits, tetapi tunggu dulu. Waktu kerja tersebut sifatnya masih umum ya dan belum kita kelompokkan menjadi pekerjaan yang urgent dan tidak urgent.
2. Blocking Waktu Meeting dan Bekerja
Ketika bekerja pasti tidak sepenuhnya digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan. Mungkin ada momen meeting dengan client atau kolega. Nah, kamu bisa menentukan hari tertentu sebagai meeting rutin.
Sisanya waktunya atau harinya bisa digunakan untuk bekerja agar tidak terdistraksi dengan hal-hal lain. Apalagi kalau pekerjaannya sebagai pekerja kreatif. Pasti waktu penuh untuk mencari ide jadi waktu yang tidak bisa diganggu.
3. Blocking Personal Time
Waktu pribadi wajib kamu punya agar hidup menjadi seimbang. Work life balance kalau kata anak zaman sekarang ya. Penting sekali memberikan waktu untuk diri sendiri agar tidak stres.
Kamu bisa menentukan jam 18.00 – 19.00 sebagai waktu makan malam dan jam 19.00 ke atas untuk istirahat. Kamu bisa menggunakan waktu sebelum tidur untuk membaca buku, mendengarkan musik, belajar musik, atau melakukan hobi lainnya.
Kalau pekerjaan belum selesai pasti butuh waktu lebih, gimana dong? Itu kenapa kita perlu produktif ketika bekerja agar pekerjaan bisa selesai dengan baik. Nggak mudah memang sih.
4. Tentukan Tujuan atau Goals
Menentukan goals dari pekerjaan kita juga sangat penting. Dengan membuat block-block waktu dan mencicil pekerjaan, kita bisa mencapai tujuan tersebut. Misalnya, kamu harus menyelesaikan lima artikel dalam lima hari, maka kamu harus menyisihkan waktu 1-2 jam setiap harinya untuk menyelesaikan satu artikel.
Contoh manajemen waktu tersebut apabila bisa dilakukan dengan baik, pasti tujuan dapat tercapai.
5. Gunakan Tools Agenda Harian
Tools agenda harian akan sangat membantu kita membuat to do list dalam pekerjaan sehari-hari. Banyaknya pekerjaan mungkin akan membuat kita merasa bahwa 24 jam rasanya kurang.
Itulah pentingnya manajemen waktu agar 24 jam bisa digunakan secara maksimal dan pekerjaan selesai. Kamu bisa membuat list terlebih dahulu untuk melihat pekerjaan apa saja yang harus dikerjaan.
Setelah itu, kita bisa memblok waktu dari pekerjaan berat, sedang, hingga ringan. Adanya list kita bisa melihat sudah sampai mana progresnya dari setiap pekerjaan.
Seperti Apa Aplikasi Agenda Harian Membantu Time Blocking
Aplikasi Agenda Harian
Aplikasi Agenda Harian punya fitur yang bisa membantu kita membuat to do list. Apa saja sih? Kita bahas yuk satu per satu.
1. Agenda Harian
Futur unggulan ini bisa membantu kita membuat list pekerjaan yang akan kita kerjakan. Ketika kita membuat kegiatan, kita bisa menambahkan catatan tambahan, lokasi, jam kegiatan, hingga durasi atau lama kegiatan.
Melalui agenda harian ini, kita bisa memblock suatu pekerjaan dengan mudah, sehingga bisa memonitoring.
2. Arsip Kegiatan
Ketika kita perlu menunda pekerjaan karena ada yang lebih urgent, kita bisa memindahkan list tersebut ke Arsip. Ini sangat membantu aku banget sih karena aku bisa cek lagi, kegiatan yang tertunda atau yang aku masukkan ke arsip terlebih dahulu.
Aku bisa monitoring pekerjaan-pekerjaan apa saja yang aku arsipkan. Dengan begitu, aku tidak lupa dan bisa aku keluarkan dari arsip apabila mau dilanjutkan kembali pekerjaan itu.
3. Kalender Indonesia Lengkap
Mengecek hari libur? Wajib banget dan selalu aku lakukan di awal tahun untuk menentukan kapan aku akan traveling. Kalender lengkap yang berisi tanggal merah di Aplikasi Agenda Harian ini juga membantu banget.
Apalagi kalau mengecek kalender weekend ketika mau menentukan jadwal meeting sama client atau mengecek timeline. Jadi, biasanya ketika aku membuat timeline pekerjaan, aku bisa langsung bisa buat to do list-nya.
4. Impor Agenda Kegiatan
Aku bisa mengimport agenda kegiatan dari kalender google ke Agenda Harian. Nah, biasanya nih, kalau aku dapat undangan meeting di email, bisa aku masukkan ke kalender google.
Supaya ternotif dan masuk ke list, aku bisa mengimportnya ke Agenda Harian. Bisa dikatakan undangan itu masuk ke to do list aku tanpa aku buat ulang. Mudah bukan.
5. Widget di Homescreen
Punya fitur yang sama dengan Kalender Lengkap, yaitu bisa kita keluarkan sebagai homescreen. Jadi, aku akan terus melihat list pekerjaan yang aku buat setiap kali buka ponsel.
Aku terbantu dengan adanya fitur ini agar bisa ingat, setelah pekerjaan ini selesai ada pekerjaan apa yang harus aku lakukan. Agenda harian simple ini juga memudahkan aku jika ada jadwal janjian. Biar persiapannya lebih matang.
Yailah kayak janjian sama siapa ya. hehe
Conclusion
Kita bisa membuat 24 jam cukup untuk menyelesaikan pekerjaan yang padat, istirahat, hingga melakukan hobi. Apabila kita bisa melakukan contoh time blocking di atas, maka semua goals dan pekerjaan pasti bisa kita capai.
Jadi, kita bisa mendapatkan work life balance dari manfaat manajemen waktu yang coba kita buat. Stres juga bisa terminimalisir karena kita bisa menyelesaikan pekerjaan yang begitu banyak dengan baik.
Wah, harapan setiap orang nggak sih? Awalnya nggak gampang memang, tetapi kalau bisa menjadi rutinitas, pasti rasanya ringan sih.
To do list yang aku buat dari aplikasi agenda harian simple sangat membantu banget. Kamu bisa download di PlayStore ya, gratis. Rutin membuat list pekerjaan jadi contoh manajemen waktu yang sederhana tetapi berpengaruh.
